Tieto zásady sú v tlačenej podobe k nahliadnutiu v našej kancelárii na Murgašovej 3 v Košiciach a na požiadanie vám ich bezplatne dáme alebo pošleme.
1. Kto spracúva vaše údaje
Miesto podnikania: Dvorkinova 764/20, 040 22 Košice, Slovenská republika
Kancelária: Murgašova 3, 040 01 Košice, Slovenská republika
IČO: 52279065, zapísaný v Živnostenskom registri Okresného úradu Košice, č. 820-87683
Kontakt vo veciach osobných údajov: info@vestoba.sk · +421 944 005 110 · poštou na adresu kancelárie
Zodpovednú osobu (DPO) sme neurčili, pretože nám to zákon neukladá. O ochranu vašich údajov sa osobne stará prevádzkovateľ Viktor Brunacký. Makléri spolupracujúci pod značkou Vestoba pracujú s vašimi údajmi podľa našich pokynov a sú viazaní mlčanlivosťou.
2. Na čo vaše údaje používame, na akom základe a ako dlho
Uvádzame vždy článok GDPR, podľa ktorého údaje spracúvame. Kód v zátvorke (napr. C01) odkazuje na náš interný záznam o spracovateľských činnostiach. Po uplynutí lehoty údaje vymažeme alebo anonymizujeme.
| Kedy | Na čo | Právny základ (GDPR) | Ako dlho |
|---|---|---|---|
| Pošlete nám dopyt alebo žiadosť o ocenenie (C01, C02) | Odpovieme vám, pripravíme ponuku alebo orientačný odhad ceny. | Kroky pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť – čl. 6 ods. 1 písm. b) | 12 mesiacov od posledného kontaktu, ak neuzavrieme zmluvu. |
| Prihlásite sa do Strážcu ponúk (C03) | Posielame vám nové nehnuteľnosti podľa vašich kritérií. | Súhlas – čl. 6 ods. 1 písm. a) | Do odvolania súhlasu, najdlhšie 3 roky od vášho posledného záujmu. |
| Odoberáte newsletter (C04) | Novinky z trhu, nové ponuky a články. | Súhlas – čl. 6 ods. 1 písm. a); pri našich klientoch oprávnený záujem a § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. | Do odhlásenia; neaktívnych odberateľov vymažeme po 3 rokoch. |
| Predávate alebo kupujete nehnuteľnosť cez nás (C05) | Zmluva o sprostredkovaní, príprava a priebeh obchodu, komunikácia s protistranou, bankou, notárom, advokátom a katastrom. Ak dokumenty podpisujete online, zaznamenáme aj čas podpisu, IP adresu, zariadenie, overenie kódom z e-mailu a odtlačok dokumentu, aby sme vedeli podpis preukázať. | Plnenie zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b); zákonné povinnosti – písm. c); pri protistrane obchodu oprávnený záujem – písm. f) | Zmluvy a doklady k fakturácii 10 rokov; ostatné podklady 4 roky od skončenia zmluvy (pri spotrebiteľoch 3 roky). Záznam o online podpise ostáva spolu s podpísaným dokumentom. |
| Prenajímate alebo si prenajímate nehnuteľnosť (C06) | Nájomná zmluva, preberací protokol, platby, zábezpeka, energie, závady, skončenie nájmu, správa prenájmu. | Plnenie zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b); zákonné povinnosti – písm. c); pri spolubývajúcich oprávnený záujem – písm. f) | Počas nájmu a 4 roky po jeho skončení (pri spotrebiteľoch 3 roky); účtovné doklady 10 rokov. |
| Kúpa, predaj alebo nájom s nájomným aspoň 10 000 € mesačne (C07) | Identifikácia klienta podľa zákona proti praniu špinavých peňazí (AML) – vrátane rodného čísla a kópie dokladu totožnosti, kontrola sankčných zoznamov a politicky exponovaných osôb. | Zákonná povinnosť – čl. 6 ods. 1 písm. c), zákon č. 297/2008 Z. z. | 5 rokov od skončenia obchodu (§ 19 zákona č. 297/2008 Z. z.). |
| Idete s nami na obhliadku (C08) | Dohodnutie obhliadky a záznam o obhliadke s vaším podpisom. | Kroky pred uzavretím zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b); preukázanie nároku na províziu – oprávnený záujem, písm. f) | Kontakt 12 mesiacov; podpísaný záznam o obhliadke 3 roky. |
| Ponúkame vašu nehnuteľnosť (C09) | Inzerát na vestoba.sk, realitných portáloch a sociálnych sieťach, PDF ponuka. Vaše meno nezverejňujeme. | Plnenie zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b) | Počas zmluvy; po predaji stiahnutie z portálov do 30 dní. |
| Napíšete nám referenciu alebo recenziu (C10) | Zverejnenie vašej recenzie na webe po jej schválení: krstné meno a začiatok priezviska (napr. „Ján K.“), druh služby, hodnotenie a text. Celé meno a e-mail uložíme len na overenie, že ste náš klient, a nezverejňujeme ich. Referenciu môžeme so súhlasom zverejniť aj na sociálnych sieťach. | Súhlas – čl. 6 ods. 1 písm. a) | Do odvolania súhlasu (recenziu na vašu žiadosť stiahneme a vymažeme); neschválenú alebo zamietnutú recenziu vymažeme do 30 dní. |
| Odporučíte nám klienta – tipér (C11) | Evidencia tipu a vyplatenie odmeny. Kontakt na odporučenú osobu prijmeme len vtedy, ak s tým táto osoba vopred súhlasila (§ 78 ods. 6 zákona č. 18/2018 Z. z.). | Tipér: plnenie zmluvy a zákonné povinnosti – čl. 6 ods. 1 písm. b), c); odporučená osoba: súhlas – písm. a) | Odporučená osoba bez záujmu – výmaz ihneď, inak najviac 12 mesiacov; doklady o odmene 10 rokov. |
| Komunikujete s nami (telefón, e-mail, WhatsApp, Messenger, Instagram) (C12) | Vybavenie vašej požiadavky, evidencia dohôd k obchodu. | Čl. 6 ods. 1 písm. b); evidencia dohôd – oprávnený záujem, písm. f) | Ako pri danom obchode; ostatná komunikácia 12 mesiacov. |
| Navštívite naše profily na sociálnych sieťach (C13) | Odpovede na správy a komentáre, štatistiky návštevnosti profilu. | Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f); pri štatistikách spoločne so spoločnosťou Meta (čl. 26) | 12 mesiacov od poslednej odpovede. |
| Navštívite web vestoba.sk (C14) | Zobrazenie a bezpečnosť webu, zapamätanie vašich nastavení, meranie návštevnosti (len so súhlasom). Podrobne na stránke Cookies. | Nevyhnutné technológie – oprávnený záujem, písm. f) a § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.; analytika – súhlas, písm. a) | Záznamy servera najviac 90 dní; Google Analytics 14 mesiacov. |
| Spolupracujete s nami ako maklér alebo sa uchádzate o spoluprácu (C15, C16) | Zmluva, provízie, prístup do CRM, profil makléra na webe; výber uchádzačov. | Plnenie zmluvy a kroky pred jej uzavretím – písm. b); zákonné povinnosti – písm. c); profil na webe a databáza uchádzačov – súhlas, písm. a) | Počas spolupráce, potom podľa zákonných lehôt; uchádzači do konca výberu, so súhlasom 12 mesiacov. |
| Ste náš obchodný partner alebo dodávateľ (C17) | Spolupráca, kontakty, zmluvy, faktúry. | Plnenie zmluvy – písm. b); kontaktné osoby firiem – oprávnený záujem, písm. f) | Počas spolupráce a 3 roky po nej; účtovné doklady 10 rokov. |
| Účtovníctvo a dane (C18) | Faktúry, účtovné a daňové doklady. | Zákonná povinnosť – čl. 6 ods. 1 písm. c) | 10 rokov od konca roka, ktorého sa doklad týka. |
| Spory a vymáhanie nárokov (C19) | Vymáhanie provízie, reklamácie, spory. | Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f) | Do uplynutia premlčania, pri spore do jeho skončenia. |
| Uplatníte svoje práva alebo nastane bezpečnostný incident (C20) | Vybavenie vašej žiadosti, riešenie incidentu, preukázanie, že dodržiavame GDPR. | Zákonná povinnosť – čl. 6 ods. 1 písm. c) | 5 rokov od vybavenia. |
| Bezpečnosť našich systémov (C21) | Ochrana CRM, dvojfaktorové prihlásenie, záznam zmien údajov, zálohy. | Oprávnený záujem a bezpečnosť – čl. 6 ods. 1 písm. f), čl. 32 | Záznam zmien 3 roky; zálohy najviac 90 dní. |
| Pomoc umelej inteligencie pri práci makléra (C22) | Písanie textov a zhrnutí. Do AI neposielame vaše meno, telefón, e-mail ani presnú adresu. | Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f) | 12 mesiacov. |
3. Aké údaje spracúvame
- Identifikačné údaje – meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu.
- Kontaktné údaje – telefón, e-mail, korešpondenčná adresa.
- Údaje o nehnuteľnosti a obchode – adresa a parametre nehnuteľnosti, list vlastníctva, cena, nájomné, spôsob financovania, platby.
- Rodné číslo a kópiu dokladu totožnosti spracúvame len pri kúpe, predaji alebo nájme s nájomným aspoň 10 000 € mesačne, kde to vyžaduje zákon č. 297/2008 Z. z., a rodné číslo tiež tam, kde je nevyhnutné do zmluvy alebo návrhu na vklad do katastra. Pri bežnom nájme si doklad len pozrieme a nekopírujeme ho.
- Číslo bankového účtu – na platby kúpnej ceny, nájomného, zábezpeky alebo odmeny.
- Komunikácia – správy, e-maily, poznámky k dohodám.
- Recenzia – ak nám ju pošlete cez formulár na stránke Referencie: meno a priezvisko, e-mail, druh služby, hodnotenie a text, spolu so záznamom o vašom súhlase.
- Technické údaje z webu – IP adresa, typ prehliadača, voľba cookies; štatistika návštevnosti len so súhlasom.
- Odkiaľ ste prišli na náš web – keď odošlete formulár (dopyt, ocenenie, obhliadka, Strážca ponúk, newsletter), uložíme stránku, z ktorej ste ho poslali, kampaň a odkazujúcu stránku, ktorou ste k nám prišli (len názov webu, nie celú adresu), a jazyk prehliadača. Neukladáme pri tom vašu IP adresu. Použijeme to na vyhodnotenie, ktoré kanály (napr. leták, Facebook, Google) nám prinášajú dopyty (oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Ak ste súhlasili s analytickými cookies, zapamätáme si kampaň z vášho príchodu na web, kým máte otvorenú kartu prehliadača; bez súhlasu použijeme len adresu stránky v čase odoslania formulára. Údaj uchovávame spolu s vaším dopytom a maže sa s ním.
Osobitné kategórie údajov (napr. o zdraví) ani údaje o trestných činoch zámerne nespracúvame. Výnimkou je výsledok kontroly sankčných zoznamov pri AML.
4. Musíte nám údaje poskytnúť?
- Pri uzavretí zmluvy – áno, údaje potrebné do zmluvy sú zmluvnou požiadavkou. Bez nich zmluvu neuzavrieme.
- Pri AML identifikácii – áno, je to zákonná požiadavka. Ak údaje neposkytnete, obchod podľa zákona nemôžeme uskutočniť.
- Pri súhlase (newsletter, Strážca ponúk, referencia, analytické cookies) – nie, je to dobrovoľné a odmietnutie nemá vplyv na naše služby.
5. Odkiaľ údaje máme
Väčšinu údajov nám dávate vy sami. Niektoré získavame aj z iných zdrojov:
- z verejných registrov – kataster nehnuteľností, obchodný a živnostenský register;
- od druhej strany obchodu (napr. kupujúci dostaneme od predávajúceho údaje potrebné do zmluvy) alebo od jej zástupcu;
- od banky, notára, advokáta alebo správcu bytového domu, ak je to potrebné na dokončenie obchodu;
- od osoby, ktorá vás nám odporučila – len ak ste s tým vopred súhlasili;
- z realitných portálov a sociálnych sietí, ak nás cez ne kontaktujete.
Ak sme vaše údaje nezískali priamo od vás, poskytneme vám tieto informácie najneskôr pri prvom kontakte, najneskôr do jedného mesiaca (čl. 14 GDPR).
6. Komu údaje poskytujeme
Vaše údaje nepredávame. Poskytujeme ich len tomu, kto ich potrebuje na vybavenie vašej veci alebo komu ich musíme dať podľa zákona.
Sprostredkovatelia – spracúvajú údaje v našom mene, len podľa našich pokynov a na základe zmluvy podľa čl. 28 GDPR:
| Kto | Na čo |
|---|---|
| Supabase Inc. | Databáza a úložisko súborov CRM a webu (dáta CRM uložené v EÚ) |
| Vercel Inc. | Prevádzka webu a CRM (servery v EÚ) |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | E-mail Outlook, odosielanie zmlúv, prihlásenie do CRM |
| Resend Inc. | Odosielanie e-mailov – upozornenia, Strážca ponúk, newsletter |
| Anthropic | AI asistent v CRM – len údaje bez mena a kontaktov |
| Google Ireland Ltd. | Štatistika návštevnosti webu (len so súhlasom) |
| Účtovník | Vedenie účtovníctva a daní |
| Makléri spolupracujúci pod značkou Vestoba | Vybavenie vášho obchodu |
Samostatní príjemcovia – notár, advokát, znalec, banka a hypotekárny sprostredkovateľ, druhá strana obchodu, spolupracujúce realitné kancelárie (pri spoločnom obchode – každá je samostatným prevádzkovateľom), katastrálny odbor okresného úradu, správca bytového domu, realitné portály (inzerát bez vášho mena), Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp, Facebook, Instagram – ak cez ne komunikujete) a orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon (napr. Finančná spravodajská jednotka, daňový úrad, súd, polícia).
7. Prenos údajov mimo EÚ
Niektorí naši dodávatelia (Supabase, Vercel, Resend, Anthropic, Google) sú z USA alebo majú prístup z USA. Prenos je chránený rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-US Data Privacy Framework, čl. 45 GDPR) alebo štandardnými zmluvnými doložkami schválenými Európskou komisiou (čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR). Kópiu záruk vám na požiadanie poskytneme. Mapové služby na webe sú prevádzkované v Nemecku a v Spojenom kráľovstve (rozhodnutie Komisie o primeranosti).
8. Oprávnený záujem
Pri niektorých činnostiach spracúvame údaje bez súhlasu na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – napr. aby sme vedeli preukázať, že sme nehnuteľnosť sprostredkovali my (záznam o obhliadke), na ochranu našich systémov alebo pri komunikácii s druhou stranou obchodu. Vždy sme posúdili, že náš záujem neprevažuje nad vašimi právami. Proti takému spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať; posúdenie vám na požiadanie poskytneme.
9. Automatizované rozhodovanie a umelá inteligencia
Nerobíme o vás žiadne rozhodnutia výlučne automatizovane (čl. 22 GDPR). Systém CRM môže maklérovi navrhnúť vhodné nehnuteľnosti alebo poradie dopytov, ale vždy rozhoduje človek. AI asistent pomáha maklérovi písať texty a nedostáva vaše meno, telefón, e-mail ani presnú adresu.
10. Vaše práva
| Právo | Čo to znamená |
|---|---|
| Prístup (čl. 15) | Potvrdíme vám, či o vás spracúvame údaje, a dáme vám ich kópiu. |
| Oprava (čl. 16) | Opravíme nesprávne alebo doplníme neúplné údaje. |
| Vymazanie (čl. 17) | Vymažeme údaje, ktoré už nepotrebujeme alebo ktoré spracúvame bez právneho základu. Nevymažeme údaje, ktoré musíme uchovávať podľa zákona. |
| Obmedzenie (čl. 18) | Údaje „zmrazíme“ – uchováme ich, ale nebudeme ich používať, napr. kým preverujeme ich správnosť. |
| Prenosnosť (čl. 20) | Údaje, ktoré ste nám dali na základe zmluvy alebo súhlasu, vám dáme v strojovo čitateľnom formáte alebo ich pošleme inému prevádzkovateľovi. |
| Námietka (čl. 21) | Môžete namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu. Proti priamemu marketingu môžete namietať kedykoľvek a bez udania dôvodu – potom vám už nič nepošleme. |
| Odvolanie súhlasu (čl. 7 ods. 3) | Súhlas môžete kedykoľvek odvolať rovnako jednoducho, ako ste ho dali (odkaz v e-maile, e-mail na info@vestoba.sk, nastavenia cookies na webe). Spracúvanie pred odvolaním zostáva zákonné. |
| Sťažnosť (čl. 77) | Ak si myslíte, že s vašimi údajmi zaobchádzame nesprávne, môžete podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk. |
Ako uplatniť práva: napíšte na info@vestoba.sk, pošlite list na adresu kancelárie alebo príďte osobne do kancelárie. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do 1 mesiaca (v zložitých prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie 2 mesiace – oznámime vám to). Vybavenie je bezplatné. Aby sme údaje neposkytli niekomu inému, môžeme vás požiadať o overenie totožnosti.
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
dataprotection.gov.sk
11. Ako vaše údaje chránime
- prístup do CRM len s dvojfaktorovým prihlásením a len v rozsahu, ktorý konkrétny maklér potrebuje;
- rodné čísla a čísla dokladov sú šifrované, kópie dokladov sú v oddelenom zabezpečenom úložisku;
- všetka komunikácia s webom a CRM je šifrovaná (HTTPS);
- záznam všetkých zmien údajov, pravidelné zálohy;
- každý, kto má prístup k údajom, je poučený a viazaný mlčanlivosťou;
- tlačené dokumenty uchovávame v uzamknutej skrinke a likvidujeme skartovaním.
12. Cookies
Ako web používa cookies a ako zmeniť súhlas, nájdete na stránke Cookies.
13. Zmeny zásad
Zásady pravidelne aktualizujeme. Aktuálna verzia je vždy na www.vestoba.sk/ochrana-osobnych-udajov a v kancelárii. O podstatných zmenách vás budeme informovať e-mailom alebo na webe.